Przy wyjazdach rozliczanych w walutach obcych łatwo pomylić dzień, do którego odnosi się kurs NBP, a wtedy w złotówkach wychodzą nieoczekiwane różnice. Co więcej, samo przeliczenie kosztu według kursu średniego NBP jest odrębne od kolejnego etapu rozliczenia kosztu i zaliczki, bo między dniem poniesienia a dniem zapłaty lub rozliczenia kurs może się zmienić. Najczytelniej oddzielić część podstawową od dodatków zależnych od wybranego zdarzenia (dokumentu lub rozliczenia delegacji).
Jaki kurs NBP przyjąć do przeliczenia kosztów wyjazdu w walucie obcej
Do przeliczenia kosztów poniesionych w walucie obcej na złote (PLN) przyjmuje się średni kurs walut ogłaszany przez Narodowy Bank Polski (NBP).
- Faktury i inne dokumenty – przeliczenie wykonuje się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu.
- Dowody wewnętrzne (np. rozliczenie diet) – stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
- Zaliczki wypłacane w walucie obcej – przy ich rozliczaniu bierze się kurs z dnia wypłaty zaliczki.
Jak ustalić datę kursu: dzień poniesienia kosztu i dzień wystawienia faktury
Kurs NBP do przeliczenia kosztów w walucie obcej wiąże się z datą, na którą ustala się dzień poniesienia kosztu oraz z datą wystawienia dokumentu. W zależności od podstawy ustalenia momentu poniesienia kosztu stosuje się dwa możliwe warianty.
- Koszty poniesione w walucie obcej – dzień poniesienia kosztu: przelicz je na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. Zasadniczo jako dzień poniesienia kosztu przyjmuje się datę wystawienia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego koszt. Gdy nie masz faktury, dniem poniesienia kosztu może być dzień ujęcia wydatku w księgach rachunkowych na podstawie innego dowodu (nie dzień zaksięgowania operacji, tylko data dokumentu/dowodu).
- Koszty udokumentowane fakturą/rachunkiem – dzień dokumentu: przelicz je na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu. Ten kurs stosuje się co do zasady niezależnie od daty faktycznego poniesienia wydatku, realizacji usługi ani terminu zapłaty.
W obu logikach stosuje się kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed wskazanym dniem. Wybór właściwego dnia kursu opiera się na tym, jaką datę możesz wskazać jako moment potwierdzenia kosztu (data dokumentu) albo jako podstawę ujęcia kosztu (gdy dokumentu brak).
Jak przeliczać wydatki udokumentowane fakturą lub rachunkiem
Koszty udokumentowane fakturą lub rachunkiem (wystawionym na pracodawcę) przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (rachunku). Ten kurs stosuje się co do zasady niezależnie od tego, kiedy towar został dostarczony albo usługa wykonana.
- Ustal datę dokumentu: sprawdź dzień wystawienia faktury lub rachunku (to ta data determinuje dobór kursu).
- Pobierz odpowiedni kurs NBP: sięgnij po średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą wystawienia dokumentu.
- Przelicz kwotę: pomnóż kwotę wydatku w walucie obcej przez właściwy kurs NBP, aby otrzymać wartość w złotych.
Tak przeliczone wydatki mogą stanowić podstawę do ujęcia kosztów uzyskania przychodów z tytułu delegacji, jeżeli są wykazane na podstawie faktur lub rachunków.
Jak przeliczać wydatki nieudokumentowane (diety i ryczałty) oraz ustalić właściwą datę
Wydatki nieudokumentowane fakturą lub rachunkiem, do których zaliczają się m.in. diety i ryczałty, przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika. W praktyce datą kluczową bywa dzień złożenia rozliczenia delegacji.
- Ustal dzień rozliczenia delegacji: to dzień, w którym pracownik przedkłada rozliczenie (na jego podstawie dobiera się właściwy kurs).
- Pobierz kurs NBP: użyj średniego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia.
- Przelicz diety i ryczałty: kwoty określone w walucie obcej przelicz na PLN, stosując wybrany kurs średni NBP.
- Gdy brak dokumentów: pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku oraz przyczynach braku dokumentacji (oświadczenie dołącza się do rozliczenia).
- Termin rozliczenia: pracownik rozlicza koszty delegacji nie później niż 14 dni od zakończenia podróży (z przedłożeniem dokumentów lub oświadczeń, gdy dokumentów brak).
Diety wypłacone z tytułu zagranicznej podróży służbowej również podlegają przeliczeniu na PLN według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji (tj. dzień przedłożenia dokumentów rozliczeniowych).
Zaliczka w walucie obcej i rozliczenie różnic kursowych
Zaliczka w walucie obcej ma wpływ na sposób rozliczenia kosztów podróży zagranicznej. Zaliczka wypłacona w walucie obcej (pracownikowi lub innemu uprawnionemu podmiotowi) podlega przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP z dnia jej wypłacenia. Wartość przeliczonej zaliczki jest punktem odniesienia przy późniejszym rozliczeniu kosztów poniesionych w walucie obcej.
Gdy następnie rozliczasz wydatki, mogą pojawić się różnice kursowe. Powstają one wtedy, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej, po przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP, jest odpowiednio wyższa albo niższa od wartości tego kosztu w momencie zapłaty.
Różnice kursowe mogą mieć również charakter związany z rozchodem środków pieniężnych. Oznacza to, że temat różnic kursowych dotyczy nie tylko sytuacji „między walutami”, ale również momentu, w którym środki z rachunku walutowego są rozliczane (np. przy płatnościach).
Kierunek wpływu na wynik:
- dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody,
- ujemne różnice kursowe zwiększają koszty uzyskania przychodów,
Jak policzyć różnice kursowe między dniem poniesienia kosztu a dniem zapłaty lub rozliczenia
Różnice kursowe liczy się, porównując wartość kosztu w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP z wartością tego samego kosztu w dniu zapłaty lub w dniu rozliczenia. Różnice powstają dlatego, że kurs waluty zmienia się między tymi momentami.
- Wyznacz dzień poniesienia kosztu (dzień, na który przelicza się koszt na potrzeby rozliczeń): co do zasady jest to data wystawienia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego koszt. Gdy dokumentu brak, przyjmuje się dzień ujęcia wydatku na podstawie innego dowodu.
- Przelicz koszt w dniu poniesienia: zastosuj kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
- Wyznacz dzień zapłaty lub rozliczenia: to moment, w którym dochodzi do zapłaty za koszt albo do jego rozliczenia.
- Przelicz koszt w dniu zapłaty/rozliczenia: przyjmij wartość kosztu przeliczoną według kursu faktycznie zastosowanego w tym momencie (np. kursu użytego przez bank).
- Oblicz różnicę kursową: porównaj wartości po przeliczeniu. Jeśli po przeliczeniu według kursu z dnia poniesienia kosztu wyjdzie wyżej niż w dniu zapłaty/rozliczenia, to masz różnicę (odpowiednio) dodatnią lub ujemną — w zależności od tego, czy przeliczenie „wychodzi” wyżej czy niżej. Dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody, a ujemne zwiększają koszty uzyskania przychodów.
Dokumenty, ewidencja księgowa i termin rozliczenia delegacji
Do rozliczenia delegacji pracownik musi złożyć rozliczenie wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki lub – gdy dokumentów nie ma – z pisemnym oświadczeniem. Wydatki z podróży służbowych ujmuje się w ewidencji księgowej na podstawie dostarczonych dokumentów oraz obowiązujących przepisów.
- Dokumenty potwierdzające wydatki: faktury lub rachunki dołączane do rozliczenia, a także bilety i paragony (nawet gdy nie zawierają danych nabywcy). W przypadku braku dokumentów potwierdzających koszt pracownik składa pisemne oświadczenie.
- Wydatki udokumentowane vs. nieudokumentowane: faktury/rachunki i inne dowody są podstawą do ujęcia kosztu w ewidencji, natomiast wydatki wymagające oświadczenia rozlicza się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika.
- Ewidencja księgowa: koszty z podróży służbowej ujmuje się w ewidencji na podstawie dokumentów i obowiązujących przepisów.
- Termin rozliczenia: pracownik rozlicza koszty nie później niż 14 dni po zakończeniu podróży służbowej, przedkładając dokumenty lub oświadczenia.
- Data ujęcia w księgach a data poniesienia kosztu: data zaksięgowania w ewidencji nie jest równoznaczna z datą poniesienia kosztu, która decyduje o przeliczeniach walutowych.
Co zrobić, gdy nie ma pełnej dokumentacji albo stosujesz inne zasady rozliczeń
Gdy w rozliczeniu delegacji brakuje dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku oraz o przyczynach braku faktur lub rachunków. Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia, a przeliczenie walutowe opiera się na właściwym kursie powiązanym z dniem rozliczenia delegacji.
- Oświadczenie pracownika: składa się pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach i o okolicznościach/braku dokumentacji; dokument dołącza się do rozliczenia.
- Kurs dla wydatków nieudokumentowanych (m.in. diety i ryczałty): stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.
- Kurs dla wydatków udokumentowanych, ale bez danych nabywcy: interpretacje indywidualne wskazują konieczność stosowania kursu z dnia poprzedzającego odpowiednie zdarzenie (w praktyce: kurs z dnia poprzedzającego rozliczenie dla właściwych wydatków).
- Różne zasady w innych obszarach rozliczeń: w praktyce mogą występować odmienne podejścia dla innych kategorii rozliczeń; w tym rozdziale przyjmowane są zasady kursowe stosowane dla podróży służbowych.
